La tramitación o gestión del procedimiento, desde el momento en que se interpone una comunicación o denuncia, es llevada a cabo por parte de un tercero ajeno (Instructor) a ASOCIACIÓN DE EMPRESARIOS POLÍGONO INDUSTRIAL EL GORO con el fin de cumplir con la debida imparcialidad y objetividad que requiere este tipo de procedimientos, así como para evitar la existencia de conflictos de intereses.

La tramitación del procedimiento engloba desde que la denuncia es comunicada a través del canal hasta la resolución del mismo y, para ello, hemos dividido este proceso en las siguientes fases:

5.1. Fase de recepción: recepción, examen y categorización de la comunicación.

Una vez recibida por el Instructor la comunicación interpuesta, este emitirá al informante un acuse de recibo de la recepción en un plazo de siete (7) días naturales y mediante el que se informará de uno de los siguientes resultados:

Admisión a trámite. Los hechos comunicados o denunciados son susceptibles de ser considerados actos ilícitos o comportamientos irregulares que atentan contra los principios y valores de la organización para lo que será necesario continuar con su investigación.

Inadmisión a trámite. Se procederá a la inadmisión de la denuncia y al archivo del procedimiento en los siguientes supuestos:

(i) Los hechos descritos no son susceptibles de ser considerados ilícitos o irregulares; (ii) Los hechos descritos no son respaldados en pruebas suficientemente contundentes.

Existirán casos en los que se asesorará al informante sobre otras formas en las que debe proceder, referenciándole acerca de cuál sería el procedimiento más adecuado para la resolución del asunto objeto de su comunicación. En algunos casos, si la comunicación puede ser relevante para cualquier otro departamento a los fines de una mejor del servicio, aquella será derivada al departamento o área correspondiente de la organización.

En cualquier caso, se informará, de forma escrita, acerca de la decisión adoptada y el motivo de la admisión o inadmisión a trámite de la denuncia.

5.2. Fase de investigación.

5.2.1. Apertura expediente e investigación de los hechos comunicados.

El Instructor del procedimiento, una vez evaluada, valorada y admitida la comunicación, procederá a la elaboración de un expediente de apertura sobre la denuncia en investigación.

El objetivo del expediente de apertura es recabar la máxima trazabilidad del proceso de investigación, en caso de que la denuncia pueda ser requerida por cualquier autoridad judicial competente.

El Instructor actuará con las debidas garantías de confidencialidad y resto de principios de actuación aplicables, quien se encargará de la investigación y de la recolección de evidencias de la denuncia.

En el transcurso de la investigación, se podrá recurrir a las diferentes áreas de la organización para desarrollar de forma efectiva la reclamación de pruebas y análisis que permita contrastar los hechos denunciados.

El órgano de Dirección de la organización podrá ser requerido en cualquier momento por el Instructor para complementar, de forma coordinada, las acciones de investigación llevadas a cabo por este último, siempre con la máxima confidencialidad y discreción.

El Instructor emprenderá, si lo considera necesario, acciones tendentes a profundizar en los hechos y a recabar información adicional para tomar una correcta decisión, de forma objetiva, en base a las evidencias recabadas. Las acciones de investigación pueden contemplar: requerir nuevas evidencias y/o pruebas al denunciante para mejorar el proceso de investigación; concertar entrevistas con las personas implicadas; revisar toda aquella información relativa a la relación profesional de los implicados con la organización, siempre con respeto a las leyes de protección de datos y privacidad de los implicados; análisis forense por un experto externo independiente; cualquier otra acción que considere necesaria para continuar con el proceso de investigación, respetando la normativa vigente en protección de datos.

La investigación consistirá, en todo momento, de un análisis objetivo de la documentación disponible, la obtención de evidencias, recolección de pruebas y el análisis de las mismas.

El plazo de investigación no será superior a tres (3) meses a contar desde que se recibió la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a los tres (3) meses a partir del vencimiento del plazo de siete (7) días después de efectuarse la comunicación, salvo en casos de especial complejidad que requieran una ampliación el plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres (3) meses adicionales.

5.2.2. Resolución de la investigación e Informe de conclusiones.

Una vez analizadas las alegaciones y las pruebas recabadas por parte del Instructor, se cierra la fase de investigación y se procede a la elaboración de un informe de conclusiones reflejando el resultado de dicha fase. Este informe de conclusiones recogerá, de forma clara, la valoración de los hechos y una propuesta de actuación con posibles medidas a aplicar. Si existiera alguna limitación en el transcurso de la investigación, debe quedar reflejado en el informe.

5.3. Fase de decisión.

Tras la fase de investigación, en la fase de decisión, el órgano de dirección o consejo de administración de la entidad analizará el informe que ha redactado el equipo instructor con la propuesta de medidas a adoptar, a los fines de emitir la resolución oportuna determinando las medidas a aplicar.

Se deberá informar por escrito al informante y al denunciado acerca de la decisión acordada y su justificación, pudiendo darse una de las siguientes opciones:

Desestimación de la denuncia. Supuesto en el que la investigación de los hechos comunicados se manifiesta la ausencia de incumplimiento.

Estimación de la denuncia. Supuesto en el que se prueba que los hechos denunciados son ciertos, debiendo proceder a detallar las acciones que sustentan dicha conclusión y las medidas que serán adoptadas.

En los casos de extrema gravedad, será obligación de la entidad, informar de tales hechos a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado y/o Jueces y Tribunales.